견적서 매번 다시 쓰다가 거래처 날리기 전에 봐야 할 것

견적서 하나 보내는 데 얼마나 걸리세요?

거래처 전화 받고, 품목 확인하고, 단가 꺼내서, 엑셀 열고, 숫자 하나하나 채워 넣고, 합계 맞는지 확인하고, 저장하고, 파일 첨부해서 문자나 메일로 보내고—

빠르면 25분입니다. 거래처가 세 곳이면 한 시간이에요. 그게 하루에 세 번, 네 번 반복되는 날엔 솔직히 장사를 하는 건지, 납품 견적서 쓰는 사람인지 헷갈리죠.

오늘은 그 얘기를 할 거예요. 거래처마다 단가 다시 계산하고, 견적서 손으로 옮겨 쓰는 그 시간이 한 달에 도대체 얼마짜리인지—그리고 그게 없어질 수 있는 건지.

도매나 납품 업종은 거래처가 하나가 아닙니다. 어떤 곳은 납품 단가가 다르고, 어떤 곳은 수량 조건이 다르고, 어떤 곳은 세금계산서 형식도 따로 맞춰줘야 해요.

그러니까 납품 견적서 매번 다시 쓸 수밖에 없는 거예요. A 거래처 견적서 쓰다가 B 거래처 전화 오면 또 처음부터. B 거래처 단가표 꺼내고, 이번 달 조건 다시 확인하고, 숫자 틀리면 안 되니까 두 번, 세 번 확인하고…

그러다 실수 한 번 납니다. 단가 하나 잘못 들어갔는데 거래처가 먼저 발견하는 거예요.

“이거 저번이랑 단가 다른데요?”

그 순간 그냥 숫자 하나 틀린 게 아니라 신뢰가 흔들리는 겁니다. 도매·납품 거래에서 신뢰에 금 한 번 가면, 다음 달 물량이 줄어드는 것 사장님도 알잖아요.

이게 실수한 게 아닙니다. 구조가 그렇게 되어 있는 거예요. 거래처마다 조건이 다 다른데, 그 조건들을 매번 머릿속에서 꺼내 손으로 하나하나 입력하는 방식 자체가 문제입니다. 바빠서 실수하는 게 아니라, 이 방식이 실수가 날 수밖에 없는 구조예요.

거래처 다섯 곳 있는 납품 사장님 기준으로 계산해 볼게요.

25시간이면 하루 8시간 기준으로 사흘 치 노동입니다. 그걸 매달, 견적서 쓰는 데만 쓰고 있는 거예요.

그 시간에 거래처 한 군데 더 뚫었으면 어땠을까요? 거래처 관리 문자 한 번이라도 더 했으면요? 그냥 좀 쉬었으면요?

이건 사장님이 느린 게 아닙니다. 방식이 낡은 거예요.

거래처 정보—이름, 납품 단가, 조건—를 딱 한 번만 정리해두면, 그다음부터는 거래처 이름 고르고 품목이랑 수량만 넣으면 납품 견적서가 완성됩니다.

정직하게 말씀드릴게요. 이게 마법처럼 저절로 되는 건 아닙니다. 처음에 거래처 정보를 한 번 정리하고, 그게 제대로 돌아가게 붙여놓는 작업은 있어요. 그 구축·세팅은 별도입니다.

하지만 지금 사장님 실제 업무에 맞는지, 진짜 줄어드는지 먼저 확인해드리는 건 100% 무료예요. 됩니다·안 됩니다 말로만 하는 게 아니라, 실제로 돌려보고 보여드립니다.

사장님이 매달 25시간씩 쓰는 그 일, 진짜 줄어드는지 한 번만 확인해보세요.

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